حضور الموظفين عبر QR
بدل أن تسجّل حضور الموظفين بنفسك، يمسح كل معلم وموظف رمز QR واحداً مطبوعاً عند بوابة المدرسة بتطبيق الموظفين عند الوصول وعند المغادرة. يسجّل النظام كل مسحة كحركة، ويجمع الحركات في جلسات عمل، وفي نهاية اليوم يحوّلها تلقائياً إلى نتيجة نهائية لكل موظف: حاضر، أو نصف يوم، أو غائب.
الفترات الدراسية التي تنشئها في الفترة الدراسية هي نفسها التي تظهر في شاشات الحضور عبر QR باسم الوردية، مثل "وردية الموظف" و"الوردية المخصصة".
كيف تعمل الميزة؟
| الخطوة | من؟ | ماذا يحدث |
|---|---|---|
| 1 | الإدارة | تضبط الإعدادات وتنشئ رمز QR واحداً للمدرسة وتطبعه |
| 2 | الإدارة | تنشئ الورديات وتعيّن وردية لكل موظف |
| 3 | الموظف | يفتح التطبيق ويمسح الرمز عند البوابة: تسجيل الحضور |
| 4 | الموظف | يمسحه مرة أخرى عند المغادرة: تسجيل الانصراف |
| 5 | النظام | بعد ساعة من نهاية الدوام المدرسي، يُنفذ الاعتماد النهائي لليوم ويحسب النتيجة |
| 6 | الإدارة | تراجع سجل الحضور، وتصحح ما يلزم، وتستخرج التقارير |
أفكار أساسية:
- الحركة غير الحضور: المسحة حركة خام. أما الحضور (حاضر، نصف يوم، غائب) فنتيجة محسوبة منفصلة.
- التطبيق لا يقرر شيئاً: النظام هو من يحدد هل المسحة حضور أم انصراف، ولأي موظف، وفي أي تاريخ. التطبيق يرسل فقط الرمز الممسوح وموقع الجهاز.
- رمز واحد للمدرسة إلى الأبد: الرمز لا يتغير، فلا تحتاج لإعادة طباعة اللوحة. فقط يمكنك تمديد تاريخ صلاحيته.
- أكثر من حضور وانصراف في اليوم مسموح: مثل استراحة الغداء أو مهمة خارجية. فترات الاستراحة لا تُحسب من ساعات العمل.
قبل التفعيل: الجاهزية
تعرض شاشة الإعدادات قائمة الجاهزية، ولا يمكن تفعيل الميزة حتى تكتمل كل بنودها:
| # | المطلوب | أين تضبطه |
|---|---|---|
| 1 | ميزة إدارة حضور الموظفين متاحة في خطة المدرسة | تواصل معنا إن لم تكن متاحة |
| 2 | وقت بداية الدوام المدرسي ونهايته | إعدادات الحضور عبر QR |
| 3 | موقع الحضور (موقع المدرسة) | إعدادات الحضور عبر QR (من الخريطة) |
| 4 | النطاق المسموح به (من 10 إلى 5000 متر) | إعدادات الحضور عبر QR |
| 5 | حساب ساعات العمل (وضع الاحتساب) | إعدادات الحضور عبر QR |
| 6 | وردية نشطة واحدة على الأقل للموظفين | الفترة الدراسية |
| 7 | حدود اليوم الكامل / نصف اليوم صالحة في كل وردية نشطة | الفترة الدراسية |
| 8 | كل موظف نشط لديه وردية | نموذج المعلم أو الموظف |
| 9 | إنشاء رمز الاستجابة السريعة | إعدادات الحضور عبر QR |
إذا فعّلت الميزة وأحد البنود ناقص، يحفظ النظام باقي الإعدادات، ويعيد مفتاح التفعيل إلى الإيقاف، ويخبرك بالبنود الناقصة بالضبط.
ويحتاج كل موظف: تطبيق الموظفين على هاتفه، وأن يكون مسجّلاً دخوله فيه، وأن يمنح التطبيق صلاحية الموقع.
الصلاحيات
| الصلاحية | ما تتيحه |
|---|---|
| عرض حضور الموظفين | حضور اليوم، وسجل الحضور، وتفاصيل اليوم، والتقارير |
| تعديل حضور الموظفين | تصحيح نتيجة يوم بعد اعتماده نهائياً |
| إعدادات الحضور عبر QR | شاشة الإعدادات، وإنشاء الرمز، وتمديد تاريخ انتهائه |
تُمنح من الوظائف والتصاريح.
خطوات الإعداد
الخطوة 1: أنشئ الورديات
من الفترة الدراسية، أنشئ وردية لكل نظام دوام:
| الحقل | المعنى | مثال |
|---|---|---|
| الاسم | الوردية الصباحية | |
| وقت البداية ووقت النهاية | نافذة الدوام | 07:00 إلى 14:00 (420 دقيقة) |
| دقائق اليوم الكامل | أقل عدد دقائق عمل ليُحسب الموظف حاضراً | 360 |
| دقائق نصف اليوم | أقل عدد دقائق عمل ليُحسب نصف يوم | 180 |
قواعد يتحقق منها النظام:
- دقائق نصف اليوم أقل من دقائق اليوم الكامل.
- دقائق اليوم الكامل لا تتجاوز مدة الوردية.
- كلاهما أكبر من صفر.
- الورديات الليلية غير مدعومة: يجب أن تكون النهاية بعد البداية في نفس اليوم.
الخطوة 2: عيّن وردية لكل موظف
لا توجد شاشة منفصلة للتعيين. قائمة الوردية موجودة داخل نموذج إضافة وتعديل المعلم والموظف.
| القاعدة | التفاصيل |
|---|---|
| وردية واحدة لكل موظف | في أي وقت |
| بداية الوردية | تُطبق الوردية بدءاً من تاريخ الانضمام (لموظف جديد) |
| تغيير الوردية | تنتهي الوردية القديمة في اليوم السابق لبداية الجديدة، والأيام المعتمدة مسبقاً تحتفظ بورديتها الأصلية |
| مسح الوردية | تنتهي الوردية الحالية دون بدء أخرى |
يُرفض مسحه برسالة: لم يتم تكوين وردية العمل الخاصة بك بعد. يرجى الاتصال بمسؤول المدرسة قبل تسجيل الحضور. وتعرض شاشة حضور اليوم عدد الموظفين بدون وردية.
الخطوة 3: اضبط الإعدادات
افتح إدارة الموظفين ← إعدادات الحضور عبر QR:
| الإعداد | القيم | الشرح |
|---|---|---|
| تفعيل حضور الموظفين عبر QR | تشغيل / إيقاف | لا يعمل إلا بعد اكتمال الجاهزية |
| وقت بداية الدوام المدرسي | ساعة:دقيقة | معلومة تظهر في التطبيق |
| وقت نهاية الدوام المدرسي | ساعة:دقيقة، بعد البداية | يتوقف المسح عند نهاية وقت الدوام المدرسي، وبعده بساعة يُنفذ الاعتماد النهائي |
| موقع الحضور (خط العرض وخط الطول) | من -90 إلى 90 ومن -180 إلى 180 | مركز المدرسة. يفتح الماسح الضوئي فقط عندما يكون جهاز الموظف داخل هذه الدائرة |
| النطاق المسموح به | من 10 إلى 5000 متر | نصف قطر الدائرة حول موقع المدرسة |
| حساب ساعات العمل (وضع الاحتساب) | بناءً على الوردية، أو بناءً على اليوم | انظر كيف تُحسب النتيجة |
| فترة التبريد بين عمليات المسح | من 0 إلى 600 ثانية (افتراضياً 30) | أقل فاصل بين مسحتين لنفس الشخص، لمنع المسح المكرر بالخطأ |
| تقرير عدم تسجيل الانصراف | تشغيل / إيقاف | يرسل بريداً يومياً بمن نسي تسجيل الانصراف |
| مستلمو تقرير عدم تسجيل الانصراف | عناوين بريد مفصولة بفواصل | إن تُرك فارغاً يُرسل لكل مديري المدرسة |
| مفتاح Google Maps | اختياري | فقط لإظهار الخريطة لاختيار الموقع. بدونه تكتب الإحداثيات يدوياً |
افتح خرائط Google على هاتفك وأنت في المدرسة، واضغط مطولاً على موقعها. يظهر رقمان مثل 24.7136, 46.6753: الأول خط العرض والثاني خط الطول.
ابدأ بـ 100 إلى 200 متر. النطاق الضيق جداً قد يرفض موظفين داخل المدرسة فعلاً بسبب ضعف دقة تحديد الموقع داخل المباني.
الخطوة 4: أنشئ الرمز واطبعه
في نفس الشاشة:
- اضغط إنشاء رمز الاستجابة السريعة، وحدد تاريخ انتهاء رمز الاستجابة السريعة إن أردت (اختياري).
- يظهر الرمز مع زر طباعة / عرض رمز الاستجابة السريعة. اطبعه وعلّقه عند المدخل.
- يمكنك تمديد تاريخ انتهاء رمز الاستجابة السريعة في أي وقت؛ الرمز نفسه لا يتغير، فاللوحة المطبوعة تظل صالحة.
- لا يمكن إنشاء رمز ثانٍ ما دام الرمز الحالي نشطاً؛ للمدرسة رمز واحد فقط.
الاستخدام اليومي للموظف
- يفتح شاشة الحضور عبر QR في تطبيق الموظفين. يحمّل التطبيق الإعدادات: هل الميزة مفعّلة، وموقع المدرسة، والنطاق، وفترة التبريد، وحالة اليوم.
- يمسح الرمز عند البوابة.
- يرسل التطبيق الرمز وموقع الجهاز، ويرد النظام بما سجّله: تسجيل الحضور أو تسجيل الانصراف، والمسافة من المدرسة، ودقائق العمل حتى الآن.
- يمسح مرة أخرى عند المغادرة. ويمكن تكرار الحضور والانصراف أكثر من مرة في اليوم.
ويرى الموظف في التطبيق:
- جلسات اليوم.
- هل هو في العمل أو خارج العمل الآن.
- ماذا ستسجّل المسحة القادمة (حضور أم انصراف).
- حضوري: سجل حضوره المعتمد مع ملخص، وحركاته اليومية.
إذا انقطع الاتصال أثناء المسح وأعاد التطبيق المحاولة، لا تُسجَّل الحركة مرتين. ولو مسح موظفان أو الموظف نفسه في نفس اللحظة، لا يمكن أن يُسجَّل حضوران متتاليان بالخطأ.
لماذا يُرفض المسح؟
| الرسالة التي تظهر للموظف | السبب | الحل |
|---|---|---|
| تم تعطيل حضور رمز الاستجابة السريعة حالياً بواسطة مسؤول المدرسة | الميزة موقوفة | فعّلها |
| حضور رمز الاستجابة السريعة غير مُكوَّن بالكامل لمدرستك... العناصر المفقودة | بند في الجاهزية ناقص | أكمله |
| رمز الاستجابة السريعة للحضور هذا غير صالح | رمز غير معروف أو لمدرسة أخرى | امسح الرمز المعروض في مدرستك |
| انتهاء صلاحية رمز الاستجابة السريعة هذا | تجاوز تاريخ الانتهاء | مدّد التاريخ |
| رمز الاستجابة السريعة للحضور هذا لم يعد نشطاً | الرمز معطّل | فعّله |
| لم يتم تكوين وردية العمل الخاصة بك بعد | الموظف بلا وردية في ذلك التاريخ | عيّن له وردية |
| أنت خارج نطاق موقع الحضور المسموح به للمدرسة. أنت على بعد X متر، ويمكن تسجيل الحضور ضمن نطاق Y متر | الجهاز أبعد من النطاق | تأكد من إحداثيات المدرسة، أو وسّع النطاق |
| تعذّر تحديد الموقع | الجهاز لم يرسل موقعاً | يفعّل GPS ويمنح التطبيق صلاحية الموقع |
| تم إغلاق حضور اليوم. يرجى الاتصال بإدارة المدرسة لأي تعديل | المسح بعد نهاية الدوام المدرسي | صحّح يدوياً من سجل الحضور |
| يرجى الانتظار لمدة X ثانية قبل إعادة المسح | داخل فترة التبريد | ينتظر الثواني المذكورة |
| حسابك غير مؤهل لحضور رمز الاستجابة السريعة | المستخدم غير نشط أو ليس له مدرسة | فعّل حسابه |
كيف تُحسب النتيجة؟
الجلسات
يرتّب النظام حركات اليوم حسب الوقت ويقرنها:
| الحالة | كيف تُعامل |
|---|---|
| حضور ثم انصراف | جلسة مكتملة، تُحسب مدتها |
| حضور بعده حضور آخر دون انصراف | الأول يبقى جلسة مفتوحة؛ يُبلَّغ عنها ولا يُغلقها النظام بوقت مخترع |
| انصراف بلا حضور قبله | يُتجاهل في الحساب، ويبقى في سجل الحركات |
الجلسات المكتملة فقط هي التي تُحسب. والفجوات بينها (الاستراحات) تُستبعد تلقائياً لأن النظام يجمع مدد الجلسات نفسها فقط.
إذا ظلت الجلسة مفتوحة (حضور بلا انصراف) عند الاعتماد النهائي، تُستبعد من ساعات العمل ويُبلغ عنها في تقرير عدم تسجيل الانصراف.
حساب ساعات العمل (وضع الاحتساب)
| الوضع | ما يُحسب |
|---|---|
| بناءً على الوردية (الافتراضي) | فقط الجزء من كل جلسة الذي يقع داخل نافذة الوردية. الحضور المبكر والبقاء بعد الدوام لا يُحسبان. والموظف بلا وردية لا يُحسب له شيء |
| بناءً على اليوم | كامل مدة كل جلسة مكتملة، أياً كان وقتها |
مثال: وردية من 07:00 إلى 14:00، والموظف سجّل حضوره 06:30 وانصرافه 14:30:
| الوضع | الدقائق المحسوبة |
|---|---|
| بناءً على الوردية | 420 دقيقة (من 07:00 إلى 14:00 فقط) |
| بناءً على اليوم | 480 دقيقة (الجلسة كاملة) |
الحساب بالدقائق الكاملة: 4 ساعات و59 دقيقة و59 ثانية تُحسب 299 دقيقة.
النتيجة
مقارنة الدقائق المحسوبة بحدود الوردية:
| الشرط | النتيجة |
|---|---|
| دقائق العمل ≥ دقائق اليوم الكامل | حاضر |
| النصف الأول حقق حد نصف اليوم، والثاني لم يحققه | حاضر في النصف الأول |
| النصف الثاني حقق حد نصف اليوم، والأول لم يحققه | حاضر في النصف الثاني |
| دقائق العمل ≥ دقائق نصف اليوم | نصف يوم |
| أقل من ذلك | غائب |
| التاريخ عطلة رسمية | عطلة |
- منتصف نافذة الوردية هو الفاصل بين النصف الأول والثاني.
- الحد الأدنى مشمول: من عمل بالضبط دقائق اليوم الكامل يُحسب حاضراً.
- إذا لم يكن للوردية حد لليوم الكامل، أي عمل مسجّل يُحسب حاضراً.
الاعتماد النهائي
- يُنفذ تلقائياً بعد ساعة من نهاية الدوام المدرسي، ويظهر موعده في حضور اليوم.
- يشمل كل المستخدمين النشطين بوظيفة معلم أو موظف.
- يُنشئ سجل حضور واحداً لكل موظف في اليوم، وإعادة تشغيله لا تنشئ سجلات مكررة.
- يُحفظ لكل موظف: الحالة، ودقائق العمل، وعدد الجلسات المكتملة وغير المكتملة، ولقطة الوردية (اسمها ووقتها وحدودها ووضع الاحتساب). القيم مجمدة عند الاعتماد؛ تعديلات الوردية اللاحقة لا تغيّر هذا اليوم.
الأولوية عند الاعتماد:
| الحالة | ما يحدث |
|---|---|
| يوم صحّحته يدوياً | لا يتغير أبداً؛ قرارك هو المعتمد |
| عطلة | تتقدم على كل شيء |
| إجازة موافق عليها ودقائق العمل صفر | يُترك اليوم لنظام الإجازات (لن يتم تسجيله غائباً) |
| غائب أو نصف يوم أو حاضر في أحد النصفين دون إجازة | تُنشأ إجازة تلقائياً بالمدة المناسبة (يوم كامل، أو نصف يوم، أو النصف الأول، أو الثاني) لتُحسب في الرواتب |
| جلسة مفتوحة | لا يُغلقها النظام بوقت مخترع، بل يُبلغ عنها |
تقرير عدم تسجيل الانصراف
إذا انتهى اليوم وأحد الموظفين لديه حضور بلا انصراف، يُرسل بريد واحد مجمّع للمدرسة يومياً إلى مستلمي التقرير (أو لكل مديري المدرسة إن لم تحددهم). فيه لكل حالة: الاسم، ونوع الموظف، والوردية، ووقت تسجيل الحضور، ودقائق العمل، والنتيجة.
النظام لا ينشئ انصرافاً تلقائياً أبداً؛ صحّح كل حالة يدوياً من سجل الحضور.
مدة حفظ البيانات
| البيانات | المدة |
|---|---|
| سجل الحركات (كل مسحة حضور وانصراف) | يُحذف تلقائياً بعد شهر، بمهمة شهرية |
| الحضور المعتمد نهائياً (الحالة، والدقائق، ولقطة الوردية، والتصحيحات) | دائماً، لا يُحذف |
لذلك من الطبيعي أن تجد سجل الحركات فارغاً لتواريخ أقدم من شهر، مع بقاء حضور تلك الأيام كاملاً في التقارير. وتوضح شاشة التقارير أقدم تاريخ ما زالت حركاته متاحة.
الشاشات المرتبطة
| الشاشة | الاستخدام |
|---|---|
| حضور اليوم | متابعة مباشرة لحضور اليوم |
| سجل الحضور | مراجعة الأيام المعتمدة وتصحيحها |
| تقارير الحضور | تحليل وتصدير |
كل الشاشات تُصفّى بالتاريخ (افتراضياً اليوم بتوقيت المدرسة) وبنوع الموظف. وكل الأوقات والتواريخ تُحسب بالمنطقة الزمنية للمدرسة المحددة في الإعدادات العامة.
مشكلات شائعة
| المشكلة | السبب والحل |
|---|---|
| مفتاح التفعيل يعود إلى الإيقاف | بند في الجاهزية ناقص؛ رسالة الخطأ تحدده |
| موظف تظهر له رسالة الوردية غير مُكوّنة | لا وردية له في ذلك التاريخ. عيّنها من نموذج المعلم أو الموظف |
| موظف خارج النطاق وهو داخل المدرسة | راجع إحداثيات المدرسة، أو وسّع النطاق قليلاً |
| رسالة تعذّر تحديد الموقع | صلاحية الموقع مرفوضة أو GPS مغلق في الهاتف |
| المسح مرفوض في المساء | بعد نهاية الدوام يُغلق المسح. صحّح يدوياً |
| لم يُنفذ الاعتماد النهائي ولم تُحسب النتائج | تواصل مع الدعم الفني |
| الجميع غائب رغم أنهم مسحوا | الوضع بناءً على الوردية والحركات خارج نافذة الوردية، أو حدود الدقائق في الوردية غير صحيحة |
| لا يصل تقرير عدم تسجيل الانصراف | الخيار موقوف، أو المستلمون غير صحيحين. إن استمرت المشكلة تواصل مع الدعم الفني |
| سجل الحركات فارغ لتاريخ قديم | طبيعي؛ الحركات تُحفظ شهراً واحداً، والحضور المعتمد باقٍ |
| حضور اليوم يظهر موظفين بلا وردية | العدد ظاهر في الشاشة؛ عيّن لهم ورديات |